Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on Vihdin kunnan jatkuvasti ylläpitämä kuvaus sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekistereistä. Vaatimus kuvaukseen tulee tiedonhallintalaista (906/2019).

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on auttaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä.  Julkisuuslain mukaan (621/1999) tietopyynnön tekijän on yksilöitävä riittävästi pyyntöään asiakirjan sisällöstä. Tietopyyntö  on helpompi esittää, kun on mahdollisuus nähdä mitä ja missä laajuudessa organisaatiossa käsitellään tietoja.  Viranomainen myös avustaa ja neuvoo tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä tarvittaessa.

Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Tietovarannot ja rekisterit

Kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja.

Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy asianhallintajärjestelmään ja tietojärjestelmiin, sekä paperiaineistoon. Asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden riippumatta tiedon säilytysmuodosta tai järjestelmästä.

Asianhallinta- ja tietojärjestelmistä haetaan tietoja hakutekijöillä, joita voivat olla esim. henkilön nimi, henkilötunnus, kiinteistötunnus tai asianumero.

Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.

Yhteystiedot tietopyynnöille

Tietopyynnöt toimitaan kuntaan joko sähköisesti kunnanvirasto(at)vihti.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, PL 13, 03101 Nummela. Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt oikealle taholla.

Linkki: Vihdin kunnan tietovarannot ja rekisterit